🗂️ Catálogos y Drive — guía visual

Todo lo que hay que saber para guardar un catálogo bien: el nombre, las carpetas, los marcadores y qué anotar. Navalto LLC.
Un catálogo mal guardado es como si no existiera. El sistema no abre las carpetas a ojo: lee el nombre del archivo y la carpeta donde está. Si el nombre no sigue el patrón, ese catálogo se pierde para todo el mundo. Por eso esta guía es tan detallada con algo tan simple como un espacio de más.
1 · El nombre 2 · Las carpetas 3 · Los 4 marcadores 4 · Los escenarios 5 · Qué anoto 6 · ¿Qué hago? 7 · Checklist

1El nombre del archivo

Todos los catálogos se llaman igual, con las mismas piezas y en el mismo orden. Este es el patrón completo:

SUP-0009 (07.18.2026) - CATEGORÍA - HAS UPC & PRICE [Email Proveedor] (01 de 12).xlsx

De esas piezas, solo dos son opcionales (la categoría y la numeración). Lo demás va siempre, en ese orden:

1 · El SUP del proveedor Tal cual aparece en el Registry, con sus cuatro números. SUP-0009
2 · La fecha, entre paréntesis La fecha del catálogo (o la de hoy si el archivo no dice). Mes, día, año, separados por puntos. (07.18.2026)
3 · La categoría OPCIONAL Solo si el proveedor manda tarifarios separados por línea de productos o por marca. En MAYÚSCULAS y con espacios. - OFFICE SUPPLY -
4 · El marcador Qué trae el archivo por dentro. Solo hay cuatro posibles — sección 3 de esta guía. HAS UPC & PRICE
5 · De dónde salió Para el equipo hay dos opciones, y aquí sí van los corchetes. [Email Proveedor] · [Descarga Manual]
Desde el 12/08 también verás [Portal Proveedor] y [Web Scraping · …] en algunos archivos: esas las pone el sistema (catálogos sacados de la web del proveedor). No las uses al subir a mano, y si ves una, no la borres ni la renombres — de ella depende si el precio de ese catálogo se considera fiable.
6 · La numeración OPCIONAL Solo cuando varios archivos del mismo proveedor quedarían con el nombre idéntico. Se numeran del primero al último. (01 de 12) … (12 de 12)
✅ Las 6 reglas del nombre

Bien y mal, lado a lado

✅ Así se ve un nombre correcto

SUP-0009 (07.18.2026) - HAS UPC & PRICE [Email Proveedor].xlsx Lo simple: un proveedor, un catálogo, llegó por correo. SUP-0023 (07.14.2026) - OFFICE SUPPLY - NO UPC, HAS PRICE [Descarga Manual].pdf Con categoría, porque este proveedor tiene un tarifario por línea de productos. SUP-0083 (07.21.2026) - HAS UPC & PRICE [Email Proveedor] (04 de 35).xlsx Con numeración, porque son 35 archivos que si no se llamarían todos igual.

❌ Y así NO

SUP-2503  (07.21.2026) - HAS UPC & PRICE [Descarga Manual].pdf Doble espacio después del SUP. El sistema deja de reconocer el archivo. SUP-2660 (07.31.2026) - CHAMPION-GOLF-2024 - HAS UPC, NO PRICE [Descarga Manual].pdf La categoría con guiones pegados. Va con espacios: CHAMPION GOLF 2024. SUP-2612 (07.15.2026) - HAS UPC & PRICE [Email Proveedor] (1).pdf Termina en «(1)»: es el aviso de Drive de que ya había otro archivo con ese nombre. Hay que numerarlos bien o distinguirlos con categoría. SUP-0027 (07.16.2026) - HAS PRICE, NO UPC [Email Proveedor].xlsx Marcador al revés. El UPC siempre va primero: NO UPC, HAS PRICE. SUP-0017 (06.12.2025) - NO UPC & PRICE [Email Proveedor].pdf Ese marcador no existe. Solo hay cuatro y están en la sección 3. SUP-0014 (07.17.2026)- HAS UPC & PRICE Descarga Manual.xlsx Falta el espacio antes del guion, y el origen va entre corchetes.

2Las carpetas: siempre las mismas dos

Cada proveedor tiene su propia carpeta, y dentro de ella van siempre dos subcarpetas: Descarga Manual y Email Proveedor. Los catálogos nunca se dejan sueltos en la carpeta del proveedor: siempre entran en una de las dos.

⚠️ Las dos subcarpetas se crean SIEMPRE, aunque una quede vacía Aunque hoy solo tengas un catálogo bajado de la web y ninguno por correo, igual creas las dos. No es decoración: la subcarpeta vacía es el sitio donde va a caer el catálogo que el proveedor mande mañana, y el sistema la usa para saber de dónde vino cada archivo. Una carpeta que falta se convierte en un catálogo mal clasificado la próxima semana.
🏷️ La etiqueta del NOMBRE se queda, aunque la carpeta ya diga lo mismo Un archivo dentro de Email Proveedor sigue llamándose … [Email Proveedor].xlsx. Sí, se repite: es a propósito. Es la red de seguridad para el día en que alguien mueva un archivo de sitio sin querer — por el nombre se sabe de dónde salió sin tener que abrirlo ni preguntar. Nunca le quites la etiqueta al nombre «porque ya lo dice la carpeta»: eso no es limpiar, es borrar la pista. (Única excepción: los archivos de un lote masivo conservan sus nombres originales.)

El dibujo

📁 Catálogos de Proveedores │ la carpeta grande de todos └─ 📁 SUP-0083 (07.21.2026) │ la carpeta del proveedor ├─ 📁 Descarga Manual │ │ lo que bajamos nosotros │ └─ 📄 SUP-0083 (07.21.2026) - │ NO UPC, HAS PRICE │ [Descarga Manual].pdf │ └─ 📁 Email Proveedor │ lo que nos manda él └─ hoy vacía — y así se queda hasta que él mande algo

✅ Nombres de carpeta correctos

📁 SUP-0083 (07.21.2026) 📁 Descarga Manual 📁 Email Proveedor Sin corchetes, sin espacios de más, sin nada al final.

❌ Nombres de carpeta incorrectos

📁 [Descarga Manual] 📁 [Email Proveedor] Con corchetes el sistema no reconoce la carpeta, pierde de dónde vino el catálogo y empieza a generar tareas que nadie tiene que hacer. 📁 SUP-2503  (07.21.2026) Doble espacio. Mismo problema que en los archivos. 📁 Email Poveedor Un typo y la carpeta deja de existir para el sistema. Cópialas y pégalas si tienes dudas.
La confusión más común, aclarada de una vez: los corchetes van en el NOMBRE DEL ARCHIVO, nunca en el NOMBRE DE LA CARPETA.
Archivo: … HAS UPC & PRICE [Descarga Manual].pdf ✅  ·  Carpeta: Descarga Manual ✅

Si el proveedor separa por líneas de producto (bebidas, limpieza, oficina…), esas carpetas de categoría van dentro de Descarga Manual o Email Proveedor, nunca por encima de ellas.

📦 Las carpetas de categoría son solo para catálogos de UNA sola línea Un archivo entra en BIRD o en CLEANING únicamente si por dentro trae solo eso. Si el archivo mezcla productos de varias categorías, no pertenece a ninguna: se queda directamente en Email Proveedor o Descarga Manual, sin carpeta de categoría encima. No hay que averiguar cuál categoría «manda» — ver el escenario 🧩 de la sección 4.

3Los 4 marcadores

El marcador es la parte en mayúsculas del nombre que le dice al sistema qué trae el archivo por dentro: si tiene códigos de barras (UPC) y si tiene precios. Solo existen estos cuatro. Cualquier otra combinación está mal escrita.

HAS UPC & PRICE

Trae las dos cosas. Códigos de barras y precios.

Es el catálogo que sirve para todo. Es el que siempre queremos.
HAS UPC, NO PRICE

Trae códigos, no trae precios.

Sirve a medias: sabemos qué productos son, pero no cuánto cuestan.
NO UPC, HAS PRICE

Trae precios, no trae códigos.

Sirve a medias: sabemos los precios, pero no podemos identificar los productos.
NO UPC, NO PRICE

No trae ninguna de las dos. Suele ser un folleto de fotos.

Se guarda igual, pero hay que pedirle al proveedor la versión buena.
🚫 El marcador NO se adivina: se elige abriendo el archivo Poner el marcador «a ojo» es el error que más daño hace, porque un catálogo marcado como NO UPC cuando sí los tiene queda descartado y nadie vuelve a mirarlo. Abrir el archivo y mirar dos columnas toma quince segundos.

Cómo lo eliges en 3 pasos

1 · Abre el archivo y busca una columna de códigos
SÍLos encabezados que valen: UPC, Barcode, Bar Code, GTIN, EAN, Product Code. Y los números de esa columna tienen 12, 13 o 14 dígitos, todos seguidos, sin letras ni guiones. → es HAS UPC.
NOSi la columna se llama SKU, Item #, Item Number, Part #, Model, o los códigos llevan letras o guiones (P-94433, AB12X), eso no es un UPC: es el código interno del proveedor. → es NO UPC.
↓
2 · Busca una columna de precios
SÍEncabezados como Price, Cost, Wholesale, MSRP, o simplemente números con $. → es HAS PRICE.
NOSi no hay ninguna columna con importes (solo descripciones, fotos o cantidades). → es NO PRICE.
↓
3 · Junta las dos respuestas, UPC primero
→Si las dos son SÍ, el marcador es HAS UPC & PRICE (con «&», es el único que se escribe así).
Si una es NO, se escribe con coma: HAS UPC, NO PRICE · NO UPC, HAS PRICE · NO UPC, NO PRICE.
⚠️ Ojo con las columnas vacías Que el archivo tenga una columna llamada UPC no significa que esté llena. Baja un poco y mira varias filas. Si la columna existe pero está vacía en casi todo, cuenta como NO UPC. Y si te encuentras el caso contrario — el archivo se llama NO UPC pero la columna está llena de códigos de 12 dígitos — corrígelo: cambia solo esa parte del nombre y deja el resto igual.

4Los escenarios

Toca el que te haya pasado.

⬇️ Lo bajé yo de la web del proveedor

Dónde va: subcarpeta Descarga Manual.

Cómo se llama: el nombre termina en [Descarga Manual].

Qué anoto: solo en Notas Personales. Este caso nunca mueve la columna Lista de Productos — esa columna habla de lo que gestionamos con el proveedor, y aquí él no participó.

Cuidado: jamás le agradezcas por correo un catálogo que él no envió. Y si el proveedor está congelado, no se descarga nada de él.

📧 Me lo mandó el proveedor por correo

Dónde va: subcarpeta Email Proveedor.

Cómo se llama: el nombre termina en [Email Proveedor].

Qué anoto: en Notas de Respuesta (porque nació de un correo suyo) y también en Notas Personales. Este es el único caso que puede mover la columna Lista de Productos — ver la sección 5.

Por qué importa el origen: los precios del proveedor son los buenos; los de la web pueden ser precios al público. Por eso el sistema necesita saber cuál es cuál.

📚 Tengo varios catálogos del mismo proveedor

Nada cambia: cada archivo va a su subcarpeta según de dónde salió, y cada uno lleva su propio marcador — pueden ser distintos entre sí, uno puede tener precios y otro no.

Si dos archivos quedarían con el nombre idéntico, hay dos maneras de distinguirlos:

  • Si cada uno cubre una línea de productos distinta → usa la categoría: - TOYS -, - CLEANING -.
  • Si son muchos y no hay categoría clara → numéralos del primero al último: (01 de 12), (02 de 12)… La numeración va al final, después del origen, y no se cambia después: es la referencia para saber por dónde vas.

Lo que nunca se hace: dejar que Drive los llame (1), (2), ni dejar archivos sueltos fuera de las subcarpetas.

🧩 El archivo mezcla productos de varias categorías

Abres el archivo y por dentro hay de todo: comida de perro, peceras, jaulas, correas… todo revuelto en la misma lista. Eso es un catálogo general: la lista completa de lo que vende el proveedor, no el tarifario de una línea concreta.

✅ Un catálogo general no pertenece a ninguna categoría Va directo a Email Proveedor o a Descarga Manual —según de dónde salió— y ahí se queda. No entra en ninguna carpeta de categoría. No tienes que decidir cuál categoría manda, ni contar filas, ni calcular porcentajes. Si al abrirlo ves productos de varios tipos mezclados, ya terminaste: es general.

Las carpetas de categoría (BIRD, CLEANING, TOYS…) son solo para los archivos que de verdad cubren una sola línea: el tarifario que trae únicamente bebidas, o únicamente limpieza. Un archivo que las mezcla todas no cabe en ninguna, y forzarlo dentro de una es peor que dejarlo fuera: hace creer que ahí solo hay pájaros cuando en realidad está el catálogo entero.

El caso real que originó esta regla

DC Pet publica el mismo archivo en varias secciones de su web, así que sus listas terminaron copiadas en BIRD, DOG & CAT, FISH y SMALL ANIMALS a la vez. Se le pidió al equipo que abriera cada una y dijera de qué categoría era. No se podía: la pregunta no tenía respuesta. Esto es lo que había dentro del archivo guardado en la carpeta de aves:

📄 Archivo (01 de 71) — guardado en la carpeta BIRD (aves)
1.123 filas · productos de todas las líneas mezclados
46% peces 31% perro y gato 17% reptiles
Peces 46% Perro y gato 31% Reptiles 17% Aves 2% Otros 4%

Estaba en la carpeta de aves… y las aves eran el 2% del archivo. Y otro de los archivos daba 50% animales pequeños contra 48% aves: un empate. Ninguno de los dos tiene categoría. Los dos van a su subcarpeta de origen, y ya.

📑 ¿Y si el mismo archivo está repetido en varias carpetas? Se conserva una sola copia, en la subcarpeta de origen (Email Proveedor o Descarga Manual). Las copias sobrantes se mueven a la subcarpeta [MIGRADO] de ese proveedor. Nunca se borran — igual que en todo el resto de esta guía: mover sí, borrar jamás.

✅ Así queda

📁 Email Proveedor
  └─ 📄 SUP-0083 (07.21.2026) - HAS UPC & PRICE [Email Proveedor] (01 de 71).xlsx Una copia, en la subcarpeta de origen, sin carpeta de categoría encima. 📁 [MIGRADO]
  └─ 📄 las copias repetidas Guardadas, no borradas, por si alguien las busca.

❌ Y así no

📁 Email Proveedor › 📁 BIRD › 📄 la lista general Se le forzó una categoría que el archivo no tiene. Quien busque productos de aves ahí va a encontrar un catálogo entero, y quien busque peces no va a mirar nunca en «BIRD». 📁 BIRD · 📁 FISH · 📁 DOG & CAT · 📁 SMALL ANIMALS → la misma copia en las 4 El mismo catálogo contado cuatro veces. Deja de cuadrar cuántos catálogos tenemos de ese proveedor.
✍️ Qué escribes en tu comentario Una línea basta: «El archivo es una lista general con productos de varias categorías mezcladas, así que no va en ninguna carpeta de categoría: queda en Email Proveedor. Había N copias repetidas; dejé una y moví las demás a [MIGRADO].»
🔄 Llegó una versión nueva de un catálogo que ya tenía

Si la nueva versión vino del proveedor y ya teníamos una suya: la nueva reemplaza a la anterior. Sube la nueva con la fecha nueva y avisa en tu comentario que hay una versión vieja que se puede archivar.

Si la nueva versión vino del proveedor y lo que teníamos era una descarga nuestra: se quedan las dos. No son lo mismo: la del proveedor manda en precios y la nuestra a veces aporta códigos que la suya no trae.

En los dos casos: nombres completos, cada uno con su fecha y su origen. Y recuerda que quitar algo del Drive no lo decides tú — lo propones en el comentario.

👯 Creo que estos dos archivos son el mismo
🚨 La regla más importante de toda esta guía Dos catálogos son duplicados solo si su contenido es idéntico. Que el nombre se parezca, que pesen parecido o que la fecha coincida no prueba absolutamente nada. Ante la duda: se renombra, jamás se borra.

Cómo se comprueba: abre los dos y compáralos por dentro — cuántas filas tiene cada uno, qué marcas aparecen, si los precios coinciden, si uno tiene una columna que el otro no. Si encuentras una sola diferencia, no son duplicados.

Si de verdad son idénticos: no los borres tampoco. Escríbelo en tu comentario y espera luz verde. Borrar en el Drive lo autoriza siempre la administración.

Por qué somos tan estrictos: ya se perdieron catálogos que eran los únicos con precios de un proveedor porque parecían repetidos por el nombre. Recuperarlos depende de la papelera, y la papelera se vacía sola al mes.

5Qué se anota en el Registry

Guardar el archivo es la mitad del trabajo. La otra mitad es dejar escrito qué pasó, para que cualquiera lo entienda sin preguntarte.

Notas Personales Siempre. Para todo catálogo, venga de donde venga. Aquí cuentas qué hiciste. Se agrega al final, sin borrar lo que ya estaba, separando con « / ».
Notas de Respuesta Solo si el catálogo llegó en un correo del proveedor. Empieza siempre nombrando el buzón. Correo source@navalto.com: …
Lista de Productos Solo se toca si el catálogo lo mandó el proveedor. Una descarga nuestra jamás la mueve. Ver abajo cuándo cambia y a qué.

Cuándo cambia «Lista de Productos» y a qué

Esa columna responde una sola pregunta: ¿tenemos el catálogo COMPLETO del proveedor? Completo quiere decir con códigos de barras y con precios. Solo hay cuatro valores posibles, no existe un quinto: Si el archivo que mandó el proveedor no trae las dos cosas, no pongas «Recibida». Déjala como está y dilo en tu comentario: quien decida ese cambio lo hará con el archivo delante.

La nota: bien y mal

El criterio es sencillo: alguien que no sabe nada del caso tiene que entenderlo leyendo tu nota. Nada de «ayer», nada de abreviaturas, nada de frases a medias.

❌ Nota mal escrita

descargue el catalogo no tiene upc No se sabe de dónde salió, ni cuándo, ni cómo se llamó el archivo, ni qué sigue. Sin puntuación ni tildes. Una nota así hay que devolverla para reescribirla.

✅ Nota bien escrita

07/18/2026 — El equipo descargó el catálogo desde el sitio web del proveedor por iniciativa propia. El archivo NO incluye códigos UPC ni precios; se subió a Drive como «SUP-0014 (07.18.2026) - NO UPC, NO PRICE [Descarga Manual]». Se solicitará al proveedor una versión con UPC y precios. Tiene los cinco ingredientes: fecha, quién hizo qué, qué trae el archivo, con qué nombre quedó en Drive y qué pasa después.
La receta de una nota que siempre sirve Fecha (mes/día/año) — quién hizo qué (el equipo, el proveedor) — qué trae el archivo — con qué nombre exacto quedó guardado — qué sigue.

6Acabo de conseguir un catálogo, ¿qué hago?

① ¿De dónde salió este archivo?
AMe lo mandó el proveedor en un correo → va a Email Proveedor y el nombre termina en [Email Proveedor].
BLo bajé yo de su web o de su portal → va a Descarga Manual y el nombre termina en [Descarga Manual].
↓
② ¿Existe ya la carpeta de ese proveedor?
SÍEntra y comprueba que tenga las dos subcarpetas. Si falta una, créala ahora (sin corchetes).
NOCréala con el nombre SUP-#### (MM.DD.AAAA) y dentro las dos subcarpetas, aunque una vaya a quedar vacía.
↓
③ Abre el archivo y mira dos columnas
→¿Hay códigos de barras de 12–14 dígitos? ¿Hay precios? Con esas dos respuestas eliges el marcador (sección 3).
↓
④ ¿Ya hay otro archivo que se llamaría igual?
NOPerfecto, sigue.
SÍDistínguelos con categoría o con numeración (01 de N). Nunca dejes que Drive ponga (1).
↓
⑤ ¿Se parece a algo que ya teníamos?
SÍÁbrelos y compara el contenido. Si hay una sola diferencia, no son el mismo: se quedan los dos. Si de verdad son idénticos, no borres nada — dilo en tu comentario y espera autorización.
NOSigue.
↓
⑥ Súbelo y déjalo anotado
→Sube el archivo a su subcarpeta con el nombre completo, escribe la nota en Notas Personales (y en Notas de Respuesta si vino por correo) y cierra tu tarjeta contando qué hiciste. Desde aquí no se envía ningún correo al proveedor.

7Checklist final

Antes de dar el trabajo por terminado, repasa esto. Se marca solo en tu teléfono.

Las tres que nunca se olvidan:
1. Las dos subcarpetas van siempre, aunque una esté vacía.   2. El marcador se elige abriendo el archivo, nunca a ojo.   3. Ante la duda se renombra; jamás se borra.